Satınalma (tedarik etme) işlemi bir mal veya hizmetin bir şirket, kişi ya da kurum tarafından tedarik edilmesidir. Satınalma işini kısaca tanımlarsak bir ürünün tedarikçiden mümkün olan en düşük fiyatla satın alınmasıdır. İyi bir satınalma yapmanın en iyi yolu tedarikçi firmaların rekabet etmesini sağlamaktır böylece satın alma yapan departman yani şirket, satın alma maliyetini en aza indirmiş olur ve aynı kalitedeki bir ürünü en ucuza almış olur.

Satın alma süreci firmaların fiyat teklifi hazırlamaları ve bu hazırladıkları fiyat teklifini alıcı firmaya sunmaları ve satın alma yapan firmanın en ucuz teklifi kabul etmesi işleminden oluşur. Bu satınalma yöntemi, sağlanan malın ve hizmetin kalitesi satın alma yapan şirketin beklentilerini karşılıyorsa, en etkili ve maliyeti düşürücü yöntemdir.

Satınalma süreci genellikle satınalmacının teklif alacağı pazarı araştırmasıyla başlar. Tedarikçi firmaların belirlenmesinden sonra, satıcı firmalardan kendileri hakkında bilgi, piyasa fiyatları ve alımı yapılacak ürün için fiyat teklifi istenir. Firmalarla ilan yoluyla irtibata geçmek yerine direkt olarak irtibata geçmek daha iyi olacaktır.

Tedarikçi adayları ya da ihaleye girecek firmalar belirlendikten sonra satın alınacak ürünlerin uygun olup olmadığına karar verilebilmesi için kalite kontrol işlemi yapılması çok önemlidir. Bir sonraki adımda ise satınalma dönemi, şartlar, kalite, teslimat gibi konuların müzakere edilmesidir. Bunlara ek olarak en önemli iki konu ise ödeme ve lojistiktir.

Satın alma yapan firma yetkililerinin, firmanın mevcut olan onaylı tedarikçi listesinden yararlanması önde gelen satınalma yöntemlerinden biridir. Satınalma işlemi için interneti kullanmak çok faydalı olabilir. İnternet gibi büyük bir pazarda sayısız ve daha önce görülmemiş fırsat ve imkana satıcı ve alıcılar ulaşabilir. Böylece internet satın alma yapan firmalar için araştırma ve danışma konularında oldukça popüler bir araç haline gelmiştir.

Tüm satınalma veya tedarik etme süreci yasal açıdan zararlara sebep olmaması için, geçerli yasal mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmelidir.

Satınalma işi bazı küçük farklılıklar olmasının yanında genellikte tüm şirketlerde benzer şekilde yapılır. Satınalma işlemi kontratlı (sözleşmeli) ya da kontratsız yapılabilir. Sözleşme ile yapılan satın alma işleminde taraflar gereksinimlerini ve şartlarını ayrıntılı bir biçimde belirtmeli ve anlaşmalıdırlar. Sözleşme maddelerinde karşılıklı mutabakat sağlandıktan sonra şirketlerden imzaya yetkili kişilerce imzalanmalıdır. Mal veya hizmet satın alma sözleşmeleri yasal olarak bağlayıcı belgelerdir ve bu sebeple özenle ve hukuk müşavirine danışılarak hazırlanmalıdırlar. Ayrıca satınalmacı çalıştığı şirketin satınalma mevzuatına hakim olmalıdır.

Kaynak: Wikipedia